Effektivitet og omhyggelighed er nøgleord for alle vores ydelser.

Vores ydelser vedrørende betalingsstyring og bogføring er her beskrevet i hovedtræk:

• Opkrævning af fællesudgifter, a conto bidrag for varme, vand og andre ydelser fra ejere via PBS
• Løbende kontering og bogføring af indbetalinger m.v.
• Registrering og kontrol af indbetaling
• Udsendelse af rykkerskrivelser til ejerne med evt. underretning til bestyrelsen
• Bistand til foreningen m.h.t inkassosager/forberedelse til tvangsauktion
• Betaling af fakturaer
• Bogføring, herunder bilagskontrol, kontering og afstemninger
• Afregning af forbrugsregnskaber efter udarbejdelse af forbrugsregnskabsfirma
• Bogføring og afstemning af fælleslån, ekspedition af ekstraordinære indfrielser samt beregning af og oplysning om evt. rentefradrag

Vi tager os af alle foreningens administrative opgaver, hvoraf den vigtigste er en effektiv styring af foreningens økonomi.

Dette indebærer også, at vi yder assistance til bestyrelsen ved iværksættelsen af de økonomiske beslutninger, som generalforsamlingen samt bestyrelsen træffer.

Vi tilbyder at levere et færdigt regnskab (baseret på foreningens vedtægter og gældende lovgivning) til foreningens revisor. Det begrænser foreningens udgifter til revision og sparer bestyrelsen for et omfattende arbejde.

Som en naturlig del af årsregnskabet følger også forslag til budget til det efterfølgende regnskabsår, som vi selvfølgelig udarbejder i samråd med bestyrelsen.

Udover årsregnskaber kan vi tilbyde at udarbejde forbrugsregnskaber, herunder vaskeri- og IT-regnskaber.

Ejerforeningens højeste myndighed er som bekendt generalforsamlingen, hvor foreningens medlemmer har adgang til at deltage, tage ordet og til at stemme.

Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt. Ekstraordinær generalforsamling i nødvendigt omfang.

De vigtigste formål med den årlige generalforsamling er godkendelse af årsregnskabet og dermed kontrol af det arbejde, som bestyrelsen har udført siden foregående generalforsamling samt vedtagelse af budget.

Som administrator og sparringspartner er det en af vores fornemste opgaver at bistå ejerforeningens bestyrelse i at afholde generalforsamling på betryggende vis.

Hvis bestyrelsen og generalforsamlingen ønsker det, kan vi efter nærmere aftale forestå dirigenthvervet, så alle formalia bliver overholdt.

Ejerforeningens vedtægter og gældende praksis regulerer hvem, der har den indvendige og udvendige vedligeholdelse.

Som oftest har ejeren selv den indvendige vedligeholdelse.

Vedrørende den udvendige vedligeholdelse har vi samlet et team af erfarne byggetekniske eksperter og rådgivere i vores afdeling for Drift & Vedligehold.

Vi er behjælpelige med både store og små opgaver, og vores ydelser tilpasses jeres ejerforenings behov og økonomi.

Vi kan bl.a. levere:

• Besigtigelse af enkelte bygningsdele
• Deltagelse og rådgivning fra idé til projekt
• En komplet styring af større og mindre byggesager
• Huseftersyn
• Teknisk assistance ved skadessager
• Identifikation og omfangsbestemmelse af skader og svigt i bygninger
• Deltagelse i generalforsamlinger i forbindelse med byggetekniske spørgsmål og beslutninger

Arbejdet bliver fulgt af en af vores byggetekniske rådgivere fra idé til afslutning.

Vi bistår foreningen med eventuel optagelse af fælleslån til gennemførelse af vedligeholdelses- og forbedringsarbejder. Vi hjemtager tilbud, opkræver ydelser, beregner ekstraordinære indfrielser samt oplyser om eventuelle rentefradragsmuligheder og restgæld.

Aftalegrundlaget for ejerforeningens medlemmer er foreningens vedtægter.

Derfor er det vigtigt, at de er opdaterede og afspejler gældende lovgivning.

I Kuben Ejendomsadministration A/S tilbyder vi, at bistå foreningen med at revidere og opdatere foreningens vedtægter og at tilse, at sådanne ændringer vedtages med det fornødne flertal på en generalforsamling.

Vi sørger også gerne for den tinglysningsmæssige ekspedition af enten nye eller ændrede vedtægter.

Her er nogle af de punkter, som bestyrelsen skal være opmærksom på:

• Fordeling af vedligeholdelsespligten
• Sikkerhedsstillelse (ejerpantebrev / pantstiftende vedtægter)
• Anvendelse af de enkelte ejerlejligheder
• Regler for udlejning
• Bestyrelsens rettigheder og pligter

Jeres faste ejendomsrådgiver står altid til rådighed til at besvare spørgsmål omkring vedtægterne fra såvel bestyrelsen som fra ejerforeningens øvrige medlemmer.

Vores mange års erfaring i administration af ejerforeninger har givet os et godt indblik i en forenings forsikringsbehov.

Her er de forsikringer, som vi anbefaler, at en ejerforening har som minimum:

• Bygningsbrand
• Kortslutning
• Restværdi
• Anden bygningsskade
• Huslejetab
• Husejeransvar
• Ansvar (beboerarbejde)
• Ansvar (bestyrelse)
• Nøgledækning
• Dørsprængning
• Oprydning og jordskade
• Løsøredækning
• Bestyrelsesansvar
• Retshjælp
• Genhusning/opmagasinering

Herudover er der de valgfrie dækninger som svamp og insekt, glas og sanitet, rørskade og stikledninger.

I samarbejde med anerkendt forsikringsselskab har vi i en storkundeaftale udviklet et forsikringskoncept, der er specielt tilpasset ejerforeninger.

I er altid velkomne til at kontakte os, så vi kan sørge for, at der udarbejdes en sammenligning af forsikringsdækning og forsikringspræmie med jeres nuværende forsikringsselskab.

De foreninger, der er administreret af Kuben har en eksklusiv mulighed for at få informationer på alle tidspunkter af døgnet med Kuben Xtranet. Kuben Xtranet er således et operationelt styringsværktøj og fungerer som en informationsplatform, specielt rettet til den enkelte ejerforenings bestyrelse.

På Kuben Xtranet kan bestyrelsen blandt andet få informationer om ejendommens vedtægter, regnskaber, generalforsamlingsreferater, forsikringspolicer, skadesforløb, beboerlister, håndværkerlister m.m. Desuden kan bestyrelsen få informationer om ejendommens aktuelle økonomiske status via råbalancer, budgetopfølgning og udgiftsbilag.

De oplysninger, som bestyrelsen mener, vil være centrale fremover, kan registreres på Kuben Xtranet. Dermed har de fremtidige bestyrelser, der bliver valgt af foreningen, mulighed for at danne sig et overblik over det arbejde, tidligere bestyrelser har udført.

En løbende rådgivning til både bestyrelser og de øvrige beboere i en forening er for os den største selvfølge.

Her er nævnt nogle af de opgaver, som vi kan være behjælpelige med:

• Foreningsretlige spørgsmål - f.eks. omkring vedtægter eller husorden
• Kontakt og forhandling med forsyningsvirksomheder
• Kontakt med kreditorer
• Juridiske aftaler om specifikke problemstillinger i den konkrete ejendom
• Inkassosager
• Planlægning af arbejder på ejendommen
• Rådgivning om særlige byggetekniske forhold, herunder miljø- og forsikringsspørgsmål

Hvis foreningen får brug for rådgivning eller assistance enten af juridisk eller økonomisk karakter, vil jeres faste ejendomsrådgiver henvise til Kubens jurister og økonomer.

Nogle ejerforeninger har behov og ønsker for administration, som ligger ud over de ydelser, vi normalt tilbyder vores foreninger. Dem vil vi også gerne være jer behjælpelig med.

Eksempler på disse ydelser kan være:

• Deltagelse i samtlige bestyrelsesmøder
• Medvirken og deltagelse i ekstraordinære generalforsamlinger samt udfærdigelse af referat
• Udarbejdelse af vedtægter og vedtægtsændringer
• Ekspedition af vedtægter til tinglysning
• Udfærdigelse af forbrugsregnskaber
• Udfærdigelse af erhvervs- og boliglejekontrakter
• Udfærdigelse af fremlejekontrakter
• Bistand ved låneomlægninger og omprioriteringer
• Momsregistrering og -afmelding
• Udarbejdelse af momsregnskab for momsregistrerede foreninger
• Ansættelse, afskedigelse af ejendomsfunktionær

Ring til os og få en snak om jeres ønsker til den ekstraordinære administration.